OBIEG DOKUMENTÓW - KORZYŚCI

Korzyści wdrożenia systemu ORDINO można rozpatrywać w wielu wymiarach. Widoczne są szczególnie w perspektywie zarządzania jakością, co przekłada się na lepszą obsługę zarówno klientów oraz dostawców firm i instytucji. Potencjał lepszego zorganizowania zadań i procesów wewnętrznych wpływa na bardziej efektywną komunikację pracowników oraz kontrolę wewnętrznych standardów pracy. Wśród głównych korzyści zastosowania ORDINO należy wyróżnić:

• Minimalizację czasu i kosztów związanych z poszukiwaniem, przekazywaniem i powielaniem dokumentów w formie tradycyjnej - papierowej. Dokumenty i sprawy są ewidencjonowanie w formie elektronicznej dzięki czemu nie ma potrzeby pracy z dokumentami w wersji papierowej. Pracownicy mają dostęp do centralnej bazy, w której gromadzone są kompletne, wymagane informacje. W ten sposób nie tracą czasu nad poszukiwaniem informacji, powielaniem dokumentów i przekazywaniu zadań. Dokumenty nie giną, zadania są dokumentowane oraz logicznie wiązane z danym procesem.
• Ujednolicenie procedur przebiegu procesów wewnętrznych, przekazywania dokumentów i realizacji zadań przez pracowników. Za pomocą ORDINO można ustandaryzować procesy wewnętrzne obiegu dokumentów i realizacji różnych typów spraw oraz wymóc ich przestrzeganie przez pracowników. ORDINO kieruje przebiegiem sprawy zgodnie z uzgodnionym procesem. Pracownicy otrzymują zadania, a ich realizacja nie zabiera wiele czasu.
• Lepszą kontrolę nad dokumentami i realizowanymi sprawami. ORDINO gromadzi historię pracy nad dokumentami i sprawami. Posiada status nadzorcy, w którym osoba z odpowiednimi uprawnieniami ma dostęp do wszystkich spraw i dokumentów w obiegu. Filtr wyszukiwania pozwala na błyskawiczne dotarcie do interesujących informacji. Dzięki tym funkcjom można lepiej nadzorować realizację zadań i obiegu dokumentów.
• Przyspieszenie pracy nad dokumentami i sprawami. Zorganizowanie pracy, ujednolicenie procesu i dostęp do rzetelnych informacji wpływa na przyspieszenie pracy na poszczególnych szczeblach wykonawczych. Dodatkowo, ORDINO umożliwia określenie czasu realizacji danego zadania dla poszczególnych osób oraz odznacza sprawy przeterminowane oraz zbliżające się ku końcowi terminu wykonania. Istnieje możliwość dodatkowych przypomnień w ORDINO lub przekazywania informacji do osób decyzyjnych o przeterminowaniu zadań. Pracownicy znają priorytety swoich prac i są świadomi ich terminowości oraz kontroli.
• Bardziej mobilną pracę z ORDINO dzięki zastosowaniu technologii internetowej. Dostęp do gromadzonych informacji mają pracownicy ze wszystkich oddziałów, z wyjazdów służbowych, co sprzyja ujednoliceniu przekazu i łatwiejszej komunikacji między firmą, a pracownikami w terenie.
• Uporządkowanie oraz lepsze zorganizowanie w elektronicznej formie procesów wewnętrznych, procedur pracy, praw pracowników dostępu do danych i dokumentów. Oprogramowanie pozwala na efektywne wprowadzanie i utrzymanie norm jakości ISO, przekładając tradycyjne modele zarządzania jakością na ich elektroniczną, unowocześnioną formę.