SYSTEM OBIEGU DOKUMENTÓW

Document & Workflow Management System - tym terminem określa się systemy elektornicznego zarządzania przepływem dokumentów według procesów zdefiniowanych w przedsiębiorstwie. Ideą tego typu rozwiązań jest sterowanie przepływem dokumentów, informacji i zadań z nimi związanych na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Celem wdrożenia tej klasy systemów jest ograniczenie papierowego przekazywania dokumentów i spraw w celu lepszego zorganizowania, uporządkowania i nadzorowania procesu. Każdy dokument, który wpływa do firmy w postaci papierowej jest skanowany w centralnym miejscu (np. w sekretariacie) i od tego momentu należy do elektronicznego obiegu spraw. Dokument papierowy może zostać bezpośrednio przekazany do ostatniego kroku obiegu np. do archiwum lub do księgowości - w zależności od wewnętrznych ustaleń co do ścieżki procesów. W dobie coraz częstszych elektronicznych kontaktów, do systemu mogą wejść także dokumenty przesyłane pocztą elektroniczną, a także faxem lub sprawy odbierane telefonicznie.

Z obiegiem każdego dokumentu związane są różnorodne zadania. Zarządzanie zadaniami i sprawami pracowników, ich przepływ w obiegu danego procesu dotyczy zagadnień związanych z workflow management (zarządzaniem zadaniami pracowników).

ORDINO pozwala przedsiębiorstwu dokładniej zdefiniować procesy, określić osoby odpowiedzialne w każdym punkcie realizacji (tzw. węzły obiegu) i ustandaryzować przebieg i czas trwania każdego procesu.

Dzięki wdrożeniu ORDINO można mieć pełną kontrolę nad miejscem i stopniem realizacji różnych typów dokumentów i zadań pracowników. Istnieje możliwość szybkiego sprawdzenia czasu obiegu i określenia osób, które np. zbyt długo przetrzymały dany dokument lub realizowały dane zadanie. ORDINO jest dużym wsparciem dla pracy grupowej, ponieważ dokument w wersji elektronicznej może być jednocześnie przeglądany przez wiele osób. Zawsze wiadomo, w którym punkcie obiegu jest dana sprawa. Automatyzacja obiegu dokumentów znacznie wpływa na poprawę jakości obsługi Partnerów firm oraz na jakość i szybkość rejestracji, zatwierdzeń, rozliczeń różnorodnych typów dokumentów.

Jednym słowem - są Państwo zawsze zorientowani co do miejsca obiegu, osoby odpowiedzialnej za dokument bądź zadanie w danym węźle procesu i czasu trwania jej pracy nad sprawą. Dzięki ORDINO można błyskawicznie reagować na wszystkie nieprawidłowości w obiegu dokumentów i związanych z nimi spraw. System może dotyczyć np. tylko obiegu faktur albo/i innych istotnych dokumentów - zamówień, zleceń, delegacji, umów i.in.

Poniżej został przedstawiony przykładowy schemat obiegu dokumentów. TOT.NET w krótkim czasie, w ramach wdrożeń może przygotować dowolną ścieżkę obiegu dokumentów odzwierciedlającą rzeczywisty przebieg w Państwa firmie.